Spese condominiali nella locazione: il conduttore deve chiedere i giustificativi entro due mesi

Quando il proprietario chiede il rimborso delle spese condominiali, l’inquilino è tenuto a pagare immediatamente oppure può prima controllare i conteggi? E il locatore deve allegare spontaneamente fatture, rendiconti e documenti giustificativi?

La risposta si trova nell’articolo 9 della legge n. 392 del 1978, che riconosce al conduttore un preciso diritto di informazione e di controllo. Questo diritto, però, non può essere esercitato senza limiti di tempo; una volta ricevuta la richiesta di pagamento, l’inquilino deve attivarsi entro due mesi per conoscere nel dettaglio le spese, verificare i criteri con cui sono state ripartite e prendere visione dei documenti che le giustificano.

Quali spese condominiali spettano al conduttore

Nel rapporto di locazione occorre innanzitutto distinguere le spese dovute dal proprietario da quelle che possono essere poste a carico dell’inquilino.

Salvo che il contratto preveda una diversa ripartizione compatibile con la legge, il conduttore sostiene normalmente le spese collegate all’uso dell’immobile e dei servizi comuni. Rientrano, ad esempio: i costi per la pulizia delle parti comuni, il funzionamento e la manutenzione ordinaria dell’ascensore, la fornitura dell’acqua e dell’energia elettrica, il riscaldamento, il condizionamento e gli altri servizi condominiali di cui beneficia chi occupa l’abitazione.

Restano invece generalmente a carico del proprietario le spese straordinarie, gli interventi strutturali e le opere destinate alla conservazione o alla valorizzazione dell’edificio.

Il fatto che una spesa compaia nel rendiconto condominiale non significa, quindi, che possa essere automaticamente trasferita all’inquilino. Il conduttore deve poter verificare la natura delle singole voci e comprendere perché siano state addebitate proprio a lui.

Come deve essere presentata la richiesta

Per evitare contestazioni, la domanda di accesso ai documenti da parte del conduttore dovrebbe essere formulata per iscritto e inviata con uno strumento che consenta di provarne la ricezione, come la PEC, la raccomandata o un altro mezzo tracciabile.

Non è sufficiente comunicare genericamente di non voler pagare perché le spese sembrano troppo elevate. È preferibile indicare la richiesta ricevuta, l’annualità interessata e i documenti che si desidera esaminare.

Il conduttore può domandare al proprietario il prospetto analitico delle spese, l’indicazione dei criteri di ripartizione applicati e la disponibilità dei giustificativi. Può inoltre segnalare subito le voci che appaiono dubbie, come lavori straordinari, interventi strutturali o costi che sembrano riferirsi a periodi precedenti all’inizio della locazione.

Bisogna ricordare sul punto che la richiesta deve essere rivolta al locatore, che è la controparte del contratto poiché, l’amministratore gestisce invece il rapporto con il proprietario.

Il proprietario deve allegare subito tutti i documenti?

Il locatore non è obbligato ad accompagnare automaticamente ogni richiesta di pagamento con tutte le fatture, le ricevute e i documenti relativi alla gestione condominiale.

La Cassazione ha precisato che, in assenza di una specifica domanda del conduttore, non esiste un autonomo obbligo del proprietario di trasmettere preventivamente l’intera documentazione. È l’inquilino che, ricevuta la richiesta, deve esercitare il proprio diritto di controllo entro il termine previsto dalla legge.

La mancata allegazione dei giustificativi non rende quindi, da sola, illegittima la richiesta di pagamento. Il conduttore non può limitarsi a ignorarla aspettando che sia il proprietario a inviargli spontaneamente ogni documento.

La situazione è diversa quando l’inquilino presenta tempestivamente una richiesta precisa e il locatore non fornisce alcun dettaglio o impedisce la consultazione dei documenti. In questo caso il conduttore può contestare di non essere stato messo nelle condizioni di verificare le somme richieste. La legittimità di un eventuale differimento del pagamento dovrà però essere valutata tenendo conto del contenuto della richiesta, della risposta del proprietario e della concreta possibilità di controllare i conteggi.

Cosa accade se il conduttore non si attiva

Se trascorrono due mesi senza che l’inquilino abbia chiesto chiarimenti o documenti, il pagamento diventa esigibile e il conduttore deve considerarsi in mora.

Da quel momento non può sospendere, ridurre o ritardare il versamento limitandosi ad affermare che la richiesta del proprietario non era accompagnata dalla specificazione delle spese o dai criteri di ripartizione.

Questo principio è stato ribadito dalla Cassazione con la sentenza n. 29193 del 20 ottobre 2021. La Corte ha distinto il diritto del conduttore di controllare preventivamente i conteggi dall’onere del locatore di provare il proprio credito qualora la controversia arrivi davanti al giudice.

La regola non comporta, pertanto, che dopo due mesi qualsiasi importo indicato dal proprietario diventi automaticamente corretto e incontestabile. Significa, più precisamente, che l’inquilino rimasto inattivo non può utilizzare la sola mancata trasmissione preventiva dei documenti come giustificazione del mancato pagamento.

La recente decisione del Tribunale di Milano

La questione è stata recentemente affrontata anche dal Tribunale di Milano con la sentenza n. 4645 del 3 giugno 2026.

Nel caso esaminato, la proprietaria aveva trasmesso al conduttore i consuntivi relativi al periodo della locazione. L’inquilino non aveva però formulato contestazioni specifiche entro i due mesi successivi, sollevando le proprie obiezioni soltanto in occasione dell’opposizione al decreto ingiuntivo.

Il Tribunale ha ritenuto tardiva e generica la difesa basata sulla mancata consegna della documentazione. Il conduttore aveva avuto la possibilità di attivarsi tempestivamente, chiedere chiarimenti e contestare le singole voci, ma non lo aveva fatto.

La decisione conferma quindi una regola pratica: il conduttore non deve aspettare l’avvio di una causa per verificare gli oneri accessori, al contrario il controllo deve essere effettuato subito dopo la ricezione della richiesta di pagamento.

Attenzione però perché l’inerzia dell’inquilino non trasforma la richiesta del proprietario in una prova assoluta del credito. Se il locatore agisce in giudizio per ottenere il pagamento, deve comunque dimostrare l’esistenza delle spese, il loro ammontare e i criteri utilizzati per ripartirle, dato che la semplice lettera con cui è stato chiesto il pagamento non è sufficiente a provare che tutte le somme siano effettivamente dovute. Il proprietario può assolvere tale onere producendo i rendiconti approvati, i piani di riparto, le delibere condominiali e gli altri documenti coerenti con la pretesa avanzata.

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