Come richiedere la copia di un atto notarile

Gli atti notarili sono documenti pubblici e, in quanto tali, possono essere richiesti da chiunque ne abbia interesse. Le motivazioni per richiedere una copia di un atto notarile possono essere diverse: dallo smarrimento del documento originale alla necessità di ottenerne uno stipulato da terzi.

Ma qual è la procedura da seguire? A chi rivolgersi per ottenere una copia conforme all’originale? Scopriamo insieme quali sono le diverse modalità per richiedere la copia di un atto notarile, con tutte le informazioni utili per facilitare il processo.

Dove richiedere la copia di un atto notarile

Per ottenere una copia di un atto notarile esistono tre opzioni principali:

• rivolgersi al notaio che ha stipulato l’atto: se il professionista è ancora in attività, è possibile richiedere direttamente a lui una copia conforme dell’atto;
• contattare l’Archivio Notarile: se il notaio ha cessato l’attività o si è trasferito in un altro distretto, l’atto notarile sarà conservato presso l’Archivio Notarile competente;
• chiedere copia all’Agenzia delle Entrate: in alcuni casi, è possibile ottenere la copia dell’atto anche attraverso l’Agenzia delle Entrate, a seconda della tipologia di documento e della sua registrazione.

Se non si conosce il distretto notarile di riferimento, è possibile utilizzare il servizio online Archinota, fornito dal Ministero della Giustizia, per individuare il notaio o l’archivio dove l’atto è depositato.

Documenti necessari per la richiesta

Per ottenere una copia di un atto notarile, è necessario fornire alcuni dati fondamentali:

• nome del notaio che ha stipulato l’atto;
• data della stipula;
• numero di repertorio o di raccolta dell’atto;
• nome delle parti coinvolte nel documento.

Se non si dispone di questi dati completi, è possibile richiedere una ricerca preventiva presso l’Archivio Notarile, fornendo le informazioni in proprio possesso.

Modalità di richiesta e consegna della copia

Una volta ottenuti i dati necessari, è possibile inoltrare la richiesta di copia dell’atto notarile attraverso diverse modalità:

• di persona: recandosi presso l’ufficio del notaio, l’Archivio Notarile o l’Agenzia delle Entrate;
• online: alcuni enti permettono l’invio della richiesta in formato digitale;
• via posta o fax: è possibile inviare la richiesta con raccomandata o fax, allegando la documentazione necessaria.

La copia può essere consegnata in formato cartaceo o digitale, a seconda delle esigenze. Si deve inoltre specificare se si desidera una copia in carta libera o su carta bollata, in base all’uso che si deve fare del documento.

Costi per la richiesta di una copia di atto notarile

La richiesta di una copia di un atto notarile comporta il pagamento di alcuni costi, che possono variare a seconda dell’ente a cui ci si rivolge.

Presso l’Archivio Notarile, infatti, i prezzi sono i seguenti:

• contributo fisso di 1 euro per la richiesta;
• diritto di ricerca pari a 6 euro;
• lettura e ispezione dell’atto senza copia: 10 euro;
• copia autentica cartacea: 18 euro;
• copia esecutiva: 27 euro;
• bollo: 16 euro ogni 100 righe (supporto cartaceo) o 16 euro forfettario (supporto digitale).

Per un totale indicativo che si può aggirare tra i 35 e i 60 euro a seconda del tipo di copia richiesta.

Se invece si decide di rivolgersi direttamente a un notaio, i costi possono variare in base allo studio e ai servizi richiesti.

I pagamenti possono essere effettuati tramite bollettino postale o bonifico bancario sul conto corrente dell’ente preposto.

Quanto tempo ci vuole per ottenere la copia di un atto notarile?

I tempi di rilascio della copia di un atto notarile variano a seconda dell’ente a cui ci si rivolge. Se il notaio che ha stipulato l’atto è ancora in attività, la consegna della copia può avvenire in pochi giorni, salvo periodi di maggiore affluenza.

Nel caso di richiesta all’Archivio Notarile, invece, le tempistiche possono essere più lunghe e dipendono dal carico di lavoro dell’ufficio competente. In genere, il rilascio avviene entro 30 giorni dalla presentazione della domanda, ma per copie particolarmente datate o complesse potrebbe essere necessario più tempo. Per evitare attese prolungate, è sempre consigliabile contattare l’ente in anticipo e informarsi sulla possibilità di richiedere una copia urgente, qualora disponibile.

Cosa fare in caso di smarrimento di un atto notarile

Se si smarrisce un atto notarile, non è necessario preoccuparsi, poiché il documento originale resta sempre depositato presso lo studio del notaio che lo ha stipulato o presso l’Archivio Notarile di competenza.

Tuttavia, per ottenere una nuova copia, è fondamentale seguire la procedura corretta, raccogliendo tutte le informazioni necessarie per facilitare la ricerca dell’atto. Se si hanno difficoltà a reperire i dati richiesti, si può chiedere supporto direttamente all’Archivio Notarile o al notaio stesso, che potranno fornire assistenza nella ricostruzione delle informazioni mancanti. In alcuni casi, potrebbe essere utile controllare eventuali copie informali conservate tra i propri documenti.

Differenze tra copia autentica, copia esecutiva e copia semplice

Quando si richiede una copia di un atto notarile, è importante conoscere le differenze tra i vari tipi di documento disponibili.

La copia autentica è un duplicato ufficiale con valore legale, certificato dal notaio o dall’Archivio Notarile, ed è necessaria per atti che devono essere presentati a enti pubblici o per procedimenti ufficiali. La copia esecutiva, invece, ha la stessa validità di un originale e può essere utilizzata per far valere un diritto, ad esempio nell’esecuzione forzata di un contratto. Infine, la copia semplice è un documento non autenticato, utile solo a fini informativi, che non ha valore legale. La scelta della tipologia di copia da richiedere dipende dall’uso che se ne deve fare, quindi è bene verificare in anticipo quale formato sia richiesto dall’ente o dall’ufficio presso cui va presentata.

Come abbiamo visto, dunque, richiedere la copia di un atto notarile è una procedura semplice, ma che merita attenzione nella raccolta delle informazioni necessarie. Conoscere i soggetti a cui rivolgersi, le modalità di richiesta e i costi da sostenere permette di ottenere il documento nel minor tempo possibile. Per evitare ritardi, è consigliabile verificare in anticipo la disponibilità dell’atto e preparare tutta la documentazione richiesta.

---

SCOPRI ANCHE: A quanto ammonta il costo del notaio per l’acquisto della prima casa?

---