Come registrare gli ospiti sul portale Alloggiati Web

Il Portale Alloggiati Web è una piattaforma telematica istituita dalla Polizia di Stato italiana per facilitare la comunicazione delle generalità degli ospiti da parte dei gestori di strutture ricettive alle questure competenti. Questo sistema, obbligatorio per legge, consente un’integrazione efficiente e sicura dei dati necessari per garantire la sicurezza pubblica.

Vediamo nel dettaglio come funziona e tutte le informazioni utili da sapere.

Cos’è e come funziona il Portale Alloggiati Web?

Il Portale Alloggiati Web permette ai gestori di strutture ricettive di trasmettere in modalità telematica le generalità delle persone alloggiate, come previsto dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS).

Attraverso un’interfaccia web, gli utenti possono inserire manualmente i dati degli ospiti o caricare file generati da software gestionali compatibili. Il sistema garantisce la trasmissione sicura delle informazioni, rispettando le normative vigenti in materia di privacy e protezione dei dati personali.

Chi deve usare il Portale Alloggiati Web?

L’obbligo di utilizzare il Portale Alloggiati Web riguarda tutti i gestori di strutture ricettive, indipendentemente dalla tipologia o dimensione dell’attività. Questo include: hotel, bed and breakfast, agriturismi, case vacanza, affittacamere e campeggi.

Anche chi offre alloggi tramite piattaforme come Airbnb è tenuto a rispettare questa normativa, sia che l’attività sia svolta in forma imprenditoriale che occasionale. La comunicazione delle generalità degli ospiti è un obbligo legale volto a garantire la sicurezza pubblica e il monitoraggio dei flussi turistici.

Quando devo registrare gli ospiti?

La comunicazione delle generalità degli ospiti deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo in struttura. Nel caso di soggiorni inferiori alle 24 ore, l’invio deve essere effettuato immediatamente dopo l’arrivo. Il rispetto di queste tempistiche è fondamentale per garantire l’aggiornamento tempestivo delle informazioni presso le autorità competenti.

Eventuali ritardi o omissioni possono causare sanzioni amministrative o penali.

Come raccolgo i dati degli ospiti?

Al momento del check-in, è necessario richiedere agli ospiti un documento d’identità valido, come carta d’identità, passaporto o patente di guida. Le informazioni da raccogliere includono:

• Nome e cognome
• Data e luogo di nascita
• Cittadinanza
• Numero e tipo di documento d’identità
• Data di rilascio e scadenza del documento

È importante assicurarsi che i dati siano accurati e completi. L’utilizzo di strumenti di scansione o software gestionali può facilitare la raccolta e l’inserimento delle informazioni, riducendo il rischio di errori. È fondamentale garantire che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto delle normative sulla privacy, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

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Come ottenere le credenziali per il Portale Alloggiati Web?

Per accedere al Portale Alloggiati Web, è necessario richiedere le credenziali presso la questura competente per territorio. La procedura generalmente prevede:

• Compilazione di un modulo di richiesta: disponibile presso la questura o sul suo sito web.
• Presentazione della documentazione necessaria: tra cui l’autorizzazione all’esercizio dell’attività ricettiva (ad esempio, la SCIA) e un documento d’identità valido del titolare o legale rappresentante.
• Invio della richiesta: che può avvenire di persona, via PEC o tramite altri canali indicati dalla questura.

Una volta approvata la richiesta, la questura fornirà un nome utente e una password per l’accesso al portale. È responsabilità del gestore custodire con cura queste credenziali e utilizzarle in conformità alle normative vigenti.

Come registrare gli ospiti sul Portale Alloggiati Web

Dopo aver ottenuto le credenziali, per registrare gli ospiti sul Portale Alloggiati Web è necessario:

• Accedere al portale: è essenziale utilizzare le credenziali fornite.
• Inserire i dati degli ospiti: compilando i campi richiesti per ogni ospite. È possibile inserire i dati manualmente o caricare un file generato da un software gestionale compatibile.
• Verificare le informazioni: assicurandosi che tutti i dati siano corretti e completi.
• Inviare le schedine: una volta confermate le informazioni, procedere con l’invio telematico.

Il sistema genererà una ricevuta che attesta l’avvenuta trasmissione dei dati. È consigliabile conservare queste ricevute per almeno cinque anni, come prova dell’adempimento degli obblighi di legge.

Cosa fare in caso di malfunzionamento del portale

In caso di problemi tecnici con il Portale Alloggiati Web, è importante:

• Verificare la connessione internet.
• Controllare il browser utilizzato: alcuni problemi possono derivare da incompatibilità o versioni obsolete.
• Contattare l’assistenza tecnica: tramite i contatti forniti sul portale, per segnalare il problema e ricevere supporto.

Nel frattempo, è fondamentale continuare a raccogliere i dati degli ospiti e conservarli in formato cartaceo o digitale. Una volta risolto il problema tecnico, sarà necessario procedere all’invio delle informazioni non appena possibile. È importante documentare il malfunzionamento e le azioni intraprese per risolverlo, in modo da poter dimostrare la propria diligenza in caso di controlli da parte delle autorità.

La documentazione può includere screenshot, e-mail inviate all’assistenza tecnica e registrazioni delle comunicazioni telefoniche, ove possibile. È sempre consigliabile non rimandare eccessivamente la comunicazione dei dati, anche in caso di problemi tecnici.

Ci sono sanzioni se non segnalo gli ospiti alla questura?

La mancata comunicazione delle generalità degli ospiti tramite il Portale Alloggiati Web costituisce una violazione delle norme previste dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). Le sanzioni per l’inadempienza possono essere di natura amministrativa o, in casi gravi, penale. Le multe amministrative possono partire da alcune centinaia di euro e aumentare significativamente in base alla gravità dell’infrazione o alla reiterazione della stessa.

Nei casi in cui venga accertata la volontarietà o la negligenza nell’omissione, il gestore può essere soggetto a procedimenti penali che comportano conseguenze più serie, come la sospensione dell’attività. Inoltre, la mancata segnalazione degli ospiti può avere ripercussioni negative sull’immagine della struttura ricettiva, danneggiando la fiducia dei clienti e mettendo a rischio collaborazioni con enti o piattaforme di prenotazione.

Per evitare problemi, è importante integrare il processo di registrazione degli ospiti nella routine quotidiana della gestione della struttura. In caso di dubbi, è sempre possibile contattare la questura per ricevere chiarimenti o supporto sulle modalità di utilizzo del Portale Alloggiati Web.