Guida completa all’assemblea condominiale

L’assemblea condominiale è uno degli snodi fondamentali nella vita di un condominio: è qui che si prendono decisioni che incidono sulla gestione ordinaria e straordinaria dell’edificio, dal bilancio annuale alla manutenzione degli spazi comuni. 

Vediamo nei dettagli che cos’è, a cosa serve, come funziona, come viene convocata, chi può parteciparvi, cosa si decide e si vota. 

Assemblea condominiale: cos’è e a cosa serve

L’assemblea condominiale è l’organo centrale per le decisioni che contano davvero. Nell’assemblea infatti i condomini, discutono e votano su tutto ciò che riguarda la gestione dell’edificio: dalle spese alla nomina dell’amministratore, dagli interventi straordinari alla partecipazione a progetti di riqualificazione.

L’assemblea condominiale è un vero e proprio organo collegiale che serve a far emergere la volontà collettiva dei proprietari. Ha il compito di prendere decisioni fondamentali per la vita comune, il che la rende l’organo con le competenze più ampie all’interno del condominio.

Al contrario, l’amministratore ha poteri più limitati e “di esecuzione”. 

La convocazione dell’assemblea condominiale avviene per garantire il corretto funzionamento della vita condominiale. Le regole da seguire sono fissate dall’articolo 66 delle Disposizioni di attuazione del Codice Civile, che stabilisce chi può convocare l’assemblea, in quali casi e con quali modalità.

Chi convoca l’assemblea condominiale

In condizioni ordinarie, è l’amministratore a dover convocare l’assemblea, almeno una volta all’anno. Questo appuntamento annuale serve principalmente per discutere e approvare due elementi essenziali: 

• il bilancio consuntivo;
• il preventivo delle spese dell’anno successivo.

Ma non solo: l’assemblea condominiale può essere convocata anche quando si presentano questioni urgenti o straordinarie – come lavori importanti o interventi innovativi – l’amministratore è tenuto a indire un’assemblea straordinaria per sottoporre le decisioni all’approvazione dei condomini.

Tuttavia, l’amministratore non è l’unico che può avviare una convocazione. Anche i condomini stessi hanno questo potere, purché rispettino alcune condizioni ben precise. In particolare, la richiesta deve arrivare da almeno due proprietari che, insieme, rappresentino almeno un sesto del valore dell’intero edificio (cioè 1/6 dei millesimi). A quel punto, l’amministratore ha dieci giorni di tempo per procedere. Se non lo fa, i richiedenti possono convocare l’assemblea autonomamente, notificando l’avviso a tutti gli altri condomini.

Come si convoca l’assemblea condominiale

La convocazione dell’assemblea condominiale può avvenire tramite:

• raccomandata con ricevuta di ritorno (A/R);
• posta elettronica certificata (PEC);
• fax;
• consegna a mano.

L’avviso di convocazione

L’avviso di convocazione deve contenere alcune informazioni essenziali. In particolare:

• deve essere firmato dall’amministratore (o da chi legittimamente convoca);
• deve indicare con chiarezza la data, l’orario e il luogo della prima e della seconda convocazione;
• deve elencare i punti all’ordine del giorno, cioè gli argomenti che verranno trattati;
• deve includere il modulo per la delega, nel caso un condomino voglia farsi rappresentare da un altro partecipante.

Solo con questi elementi l’assemblea sarà valida e le eventuali decisioni prese potranno ritenersi efficaci per tutti, compresi gli assenti o i contrari.

Tempistiche di convocazione

L’avviso di convocazione deve essere inviato almeno 5 giorni prima della data fissata per l’assemblea in prima convocazione. Questo termine è perentorio e la sua violazione comporta l’invalidità della delibera.

Si deve, comunque precisare che, per aversi i 5 giorni come previsti per legge, il detto intervallo di tempo si deve calcolare a partire dal giorno successivo all’invio dell’avviso, fino al giorno precedente dell’assemblea. Non è rilevante la data di ricezione dell’avviso da parte dei condomini, ma la data di invio, che deve poter essere sempre dimostrata.

Conseguenze di una convocazione irregolare

Se le modalità di convocazione non rispettano i requisiti di legge, le delibere adottate durante l’assemblea possono essere colpite da invalidità (annullabilità). Tuttavia, l’eventuale irregolarità nella convocazione deve essere impugnata entro 30 giorni dall’assemblea, termine che decorre per i presenti dalla data della riunione e per gli assenti dalla data di ricezione del verbale.

Dove si devono tenere le riunioni di condominio

La scelta del luogo in cui tenere le riunioni riveste un’importanza particolare, poiché la sede deve garantire accessibilità, adeguatezza e riservatezza. In alcune circostanze, le riunioni possono tenersi in spazi comuni all’interno del palazzo o a casa di uno dei condomini, in altre presso gli uffici dell’amministratore condominiale, in altri ancora in sale affittate per l’occasione oppure online.

Benché non esistano luoghi specifici indicati dal Codice Civile, è importante che gli spazi ospitanti rispettino alcune caratteristiche imprescindibili, analizziamole nel dettaglio.

Un elemento cruciale nella scelta del luogo per tenere le riunioni di condominio è l’accessibilità. Il luogo dovrebbe essere facilmente raggiungibile da tutti i residenti, anche da coloro che potrebbero avere difficoltà di mobilità. Per facilitare tutti i partecipanti sono preferibili spazi raggiungibili sia con mezzi di trasporto pubblici sia privati, magari nei pressi di un parcheggio.

Inoltre, un bar o un locale pubblico non possono rappresentare uno spazio idoneo a ospitare una riunione, questo perché non c’è garanzia di privacy. Garantire l’ordine e la riservatezza è infatti fondamentale. Per tutta la durata della riunione solo i partecipanti devono poter accedere allo spazio e devono sentirsi liberi di confrontarsi serenamente. 

Chi partecipa alle assemblee condominiali

Il diritto di essere convocati alle assemblee condominiali spetta in primo luogo ai condòmini. 

Si è considerati condòmini solo se si è effettivamente proprietari di almeno un’unità immobiliare, come un appartamento, un box, un negozio o anche un semplice posto auto. Questo diritto nasce con l’acquisto e risulta dai registri immobiliari, non dall’elenco interno tenuto dall’amministratore (l’anagrafe condominiale), che ha solo funzione organizzativa.

Secondo la Cassazione (ordinanza n. 884/2018), anche chi possiede un posto auto scoperto è un condòmino a tutti gli effetti: ha diritto di usare le parti comuni, di essere convocato e di votare in assemblea, ovviamente in proporzione ai propri millesimi.

Ci sono poi delle situazioni particolari di soggetti che hanno diritto a partecipare all’assemblea condominiale. 

Proprietà condivisa: chi viene convocato?

Nel caso in cui un’unità immobiliare appartenga a più persone (comproprietà), tutti i proprietari devono essere convocati. Tuttavia, in assemblea può votare solo un rappresentante del gruppo, designato di comune accordo. Se manca un’intesa, sarà il giudice a nominare chi rappresenterà i comproprietari.

Usufrutto, uso o abitazione

Chi gode dell’immobile senza esserne proprietario – ad esempio l’usufruttuario o chi ha un diritto d’uso o abitazione – ha voce in capitolo in assemblea, ma solo per le decisioni che riguardano l’utilizzo dei beni comuni e la gestione ordinaria (utenze, servizi, spese di pulizia, ecc.). Tutto ciò che riguarda lavori straordinari o modifiche strutturali spetta invece al proprietario.

In pratica, l’amministratore può trovarsi a dover inviare due convocazioni distinte: una all’usufruttuario (o a chi ha un altro diritto reale) per le questioni d’uso, e una al proprietario per le materie più strutturali o patrimoniali.

Inquilino

Chi vive in affitto (conduttore) ha il diritto di partecipare – e votare – in assemblea solo per decisioni che riguardano riscaldamento e climatizzazione. Per tutto il resto, l’inquilino può sì assistere, ma non ha diritto di voto, che resta riservato al proprietario.

Locale commerciale in condominio

Il proprietario di un locale commerciale situato in un condominio ha pieno diritto di partecipare all’assemblea condominiale, al pari dei proprietari di unità abitative. Se il locale è locato a un’attività commerciale, l’inquilino (conduttore) non ha diritto a partecipare alle assemblee, se non nei rari casi in cui si discuta della gestione di servizi che ricadono su di lui (ad esempio, la climatizzazione, ai sensi della legge 392/1978).

Chi può essere delegato

I condomini hanno la possibilità di farsi rappresentare in assemblea da un’altra persona, mediante delega scritta, come previsto dall’articolo 67 delle Disposizioni di attuazione del Codice Civile.

Tuttavia, la legge impone alcune limitazioni: nei condomìni con più di venti partecipanti, un singolo delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini né più di un quinto del valore millesimale complessivo.

Chi riceve la delega – se a sua volta è un condomino – partecipa all’assemblea sia per sé sia per conto di chi lo ha delegato, incidendo così sul calcolo dei quorum necessari per la validità dell’assemblea e per l’approvazione delle delibere.

È importante ricordare che la delega non può mai essere conferita all’amministratore, per evitare conflitti di interesse e garantire l’imparzialità del ruolo.

Gli estranei possono partecipare?

La regola generale è che le assemblee condominiali sono riservate ai soggetti legittimati (condòmini, amministratore e delegati). Tuttavia, ci sono delle eccezioni. Possono essere ammessi, per esempio:

• tecnici (architetti, ingegneri, periti) invitati a relazionare su un punto tecnico all’ordine del giorno;
• avvocati che rappresentano uno dei condomini, in caso di questioni legali specifiche.

La loro presenza è temporanea e limitata al tempo strettamente necessario. In ogni caso, non hanno diritto di voto e devono essere accettati dall’assemblea, evitando sempre che la loro partecipazione leda la privacy di soggetti assenti.

Assemblea condominiale: differenza tra ordinaria e straordinaria

In base alla loro natura e alle questioni trattate, l’assemblea condominiale si distingue in ordinaria e straordinaria.

L’assemblea ordinaria è quella che si svolge una volta all’anno, come previsto dall’art. 1135 del Codice Civile. Viene convocata dall’amministratore, generalmente tra la fine dell’anno e i primi mesi dell’anno successivo, e ha lo scopo di:

• approvare il rendiconto consuntivo dell’anno precedente;
• discutere e approvare il bilancio preventivo per l’anno successivo;
• deliberare in merito alla nomina o revoca dell’amministratore;
• decidere sugli interventi di manutenzione ordinaria e sulle spese connesse.

L’assemblea straordinaria, invece, non ha una cadenza fissa: viene convocata solo quando necessario, per discutere argomenti urgenti o eccezionali. Può essere convocata:

• dall’amministratore;
• oppure da almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio (art. 66 disp. att. c.c.).

I temi trattati in un’assemblea straordinaria possono riguardare, ad esempio:

• interventi urgenti di manutenzione straordinaria (rifacimento del tetto, lavori strutturali, adeguamento impianti ecc.);
• cause legali in cui è coinvolto il condominio;
• innovazioni, come l’installazione di impianti di videosorveglianza o colonnine per la ricarica elettrica;
• modifiche al regolamento condominiale;
• approvazione di spese importanti non previste nel bilancio.

Presidente e segretario

Durante ogni assemblea condominiale, una volta verificata la regolare costituzione, è necessario procedere con la nomina del presidente e del segretario. Si tratta di due figure fondamentali per il corretto svolgimento dell’incontro e per la validità del verbale che ne deriva.

Il presidente dell’assemblea condominiale è colui che presiede e coordina la riunione. Viene eletto dai presenti all’inizio della seduta, con votazione a maggioranza. Il presidente può essere un condomino, l’amministratore o anche un soggetto esterno, purché scelto dai partecipanti.

Il presidente dell’assemblea ha i seguenti compiti:

• Verifica la regolarità della convocazione e delle deleghe.
• Controlla il numero legale dei presenti e i relativi millesimi.
• Dirige l’assemblea, mantenendo l’ordine e rispettando l’ordine del giorno.
• Coordina gli interventi e le votazioni.
• Dichiara la chiusura dell’assemblea.

Il suo ruolo è cruciale per garantire che la riunione si svolga nel rispetto delle norme e in modo imparziale.

Il segretario è la persona incaricata di redigere il verbale dell’assemblea. Anche in questo caso, la nomina avviene con il consenso dei partecipanti. Spesso la funzione viene assunta dall’amministratore stesso, ma può anche essere un condomino o un soggetto esterno.

Le attività del segretario dell’assemblea condominiale sono:

• Prendere nota delle presenze (condòmini, deleghe, millesimi).
• Registrare le discussioni, gli interventi, le proposte e gli esiti delle votazioni.
• Redigere il verbale ufficiale che dovrà essere firmato dal presidente (e, in alcuni casi, anche da lui stesso).

Differenza tra prima e seconda convocazione

Perché un’assemblea condominiale possa dirsi regolarmente costituita in prima convocazione, è necessario – secondo quanto previsto dall’art. 1136 del Codice Civile – che siano presenti condòmini che rappresentino almeno due terzi del valore millesimale dell’edificio e la maggioranza numerica dei partecipanti al condominio. 

In pratica, devono esserci sia il 66,6% dei millesimi, sia almeno la metà più uno dei condòmini.

Se non si raggiunge questo numero minimo, l’assemblea non può deliberare e va riconvocata in seconda convocazione, che deve avvenire almeno il giorno successivo e non oltre dieci giorni dalla prima.

In seconda convocazione, i requisiti si abbassano: l’assemblea può essere validamente costituita con la presenza di almeno un terzo dei condòmini e un terzo del valore millesimale dell’edificio.

Quando si raggiunge il quorum

Un aspetto fondamentale da verificare durante lo svolgimento dell’assemblea condominiale riguarda la sua corretta costituzione, ovvero quando si raggiunge il quorum. 

Tale termine sta ad indicare la presenza dei requisiti minimi previsti per renderla valida e idonea a deliberare sui punti all’ordine del giorno.

Differenza tra quorum costitutivo e deliberativo

Nel contesto delle assemblee condominiali, è importante distinguere due tipi di quorum: costitutivo e deliberativo.

• Quorum costitutivo: rappresenta il numero minimo di condomini (in base a teste e millesimi) necessario affinché l’assemblea possa iniziare e considerarsi validamente costituita. In prima convocazione, serve la presenza di almeno due terzi dei condomini e due terzi del valore millesimale; In seconda convocazione, basta un terzo dei condomini e un terzo dei millesimi.

• Quorum deliberativo: si riferisce invece alla maggioranza necessaria per approvare effettivamente le decisioni all’ordine del giorno, una volta che l’assemblea è validamente costituita. Per le decisioni di ordinaria amministrazione, serve la maggioranza dei presenti e almeno 500 millesimi; Per quelle di straordinaria amministrazione, le soglie aumentano, secondo quanto previsto dall’art. 1136 c.c., commi 3, 4 e 5, a seconda della natura dell’intervento.

Il verbale

Il verbale dell’assemblea condominiale è il documento ufficiale che riassume quanto avvenuto durante la riunione tra i condòmini. Nonostante venga menzionato all’articolo 1136 del Codice Civile, la legge non fornisce indicazioni dettagliate su come debba essere redatto, né impone una forma rigida o un contenuto predefinito.

In pratica, il verbale è una sintesi degli eventi salienti dell’assemblea, redatta solitamente dal presidente, dal segretario o dall’amministratore. Trattandosi di una ricostruzione soggettiva, è possibile che alcuni aspetti vengano omessi o interpretati in modo discutibile, con il rischio che ne derivino contestazioni o richieste di annullamento delle delibere adottate.

Cosa deve contenere un verbale condominiale

Il verbale dell’assemblea condominiale deve contenere:

• identificazione dei presenti, con indicazione delle quote millesimali rappresentate;
• decisioni assunte, con il dettaglio dei voti favorevoli, contrari e degli astenuti.

Tuttavia, per avere un verbale completo e ben strutturato, è buona prassi includere anche:

• Tipologia dell’assemblea (ordinaria o straordinaria) e se è in prima o seconda convocazione;
• Data, ora, luogo e ordine del giorno;
• Verifica delle presenze, delle deleghe e del valore millesimale complessivo;
• Nomina del presidente e del segretario dell’assemblea;
• Elenco dei condòmini assenti, ai quali va riconosciuto il diritto di impugnazione;
• Sintesi della discussione per ogni punto trattato, con eventuali interventi degni di nota;
• Risultato di ogni votazione, distinguendo tra favorevoli, contrari e astenuti;
• Dichiarazione di chiusura dei lavori;
• Firme finali del presidente, del segretario e/o dell’amministratore.

Un verbale incompleto o troppo generico può essere oggetto di contestazione, soprattutto se non consente di comprendere chiaramente come si è svolta la riunione e con quali risultati.

Chi riceve il verbale e quando deve essere inviato

Una volta redatto, il verbale deve essere inviato a tutti i condòmini assenti, affinché abbiano la possibilità di impugnare eventuali delibere entro 30 giorni dalla ricezione, come previsto dall’art. 1137 del Codice Civile. Anche se non obbligatorio, è buona prassi inviarlo anche a chi ha partecipato alla riunione.

Non esiste una scadenza esatta per la trasmissione del verbale, ma è consigliabile che l’amministratore lo invii il prima possibile, preferibilmente entro pochi giorni dalla data dell’assemblea. Questo non solo per rispetto verso i condòmini, ma anche per evitare che il termine per eventuali impugnazioni venga dilatato nel tempo.

Come va trasmesso il verbale condominiale

Il verbale può essere trascritto in un semplice registro cartaceo, senza particolari formalità o obblighi di bollatura. La normativa non prevede vincoli sulla forma del supporto, purché il contenuto sia chiaro, leggibile e archiviato correttamente.

Per quanto riguarda l’invio, di solito si utilizza la raccomandata con ricevuta di ritorno. Se il destinatario non è reperibile, la notifica si considera perfezionata dopo 10 giorni dall’inserimento dell’avviso di giacenza nella cassetta postale, secondo quanto stabilito dalla legge n. 892/1982 (la stessa applicabile agli atti giudiziari).

L’amministratore ha inoltre il compito di custodire il verbale e gli altri documenti relativi alla gestione condominiale. Nei condomìni senza amministratore, questa responsabilità è condivisa tra tutti i condòmini, anche se spesso viene affidata a chi svolge funzioni organizzative o di rappresentanza.