Si può votare in assemblea condominiale da remoto?

Negli ultimi anni, complice anche la pandemia, la gestione condominiale ha subito un’accelerazione nella sua digitalizzazione. Una delle innovazioni principali è stata l’introduzione della possibilità di tenere assemblee condominiali da remoto, tramite piattaforme di videoconferenza.

Questa modalità, inizialmente adottata per necessità, ha dimostrato di essere, in molti casi, più pratica, accessibile e flessibile, continuando ad essere utilizzata anche dopo la cessazione dell’emergenza sanitaria. 

Ma come si svolge un’assemblea condominiale da remoto e quali sono le modalità di voto? Facciamo chiarezza.

Cos’è l’assemblea condominiale da remoto

L’assemblea condominiale da remoto, o in videoconferenza, è una modalità di svolgimento delle riunioni condominiali che prevede l’uso di strumenti digitali per consentire la partecipazione dei condomini da remoto. In particolare, il legislatore richiede che l’avviso di convocazione dell’assemblea includa le istruzioni necessarie per accedere alla piattaforma online.

Cosa significa assemblea condominiale mista

Negli ultimi tempi, il ricorso alle assemblee condominiali in videoconferenza è aumentato. Questa soluzione è certamente comoda, ma non può essere imposta a tutti. Anche se la maggior parte dei condomini preferisce partecipare da casa, chi non ha la possibilità o semplicemente non desidera farlo da remoto ha il diritto di essere presente fisicamente. Per questo motivo, la soluzione più equilibrata è l’assemblea “mista”: chi può e vuole si collega online, mentre a chi non può è garantita la possibilità di partecipare di persona. 

L’assemblea condominiale può essere svolta online solo se tutti i condomini sono d’accordo, cioè all’unanimità. Se anche un solo condomino si oppone, l’amministratore è obbligato a organizzare un’assemblea mista, specificando:

• la piattaforma per il collegamento online,
• il luogo fisico dove sarà possibile partecipare.

Quando è valida l’assemblea condominiale da remoto

Affinché l’assemblea online sia considerata valida, è necessario che:

• l’avviso di convocazione indichi la piattaforma elettronica utilizzata e l’orario della riunione;
• ci sia il consenso preventivo della maggioranza dei condomini, anche nel caso in cui il regolamento non lo preveda;
• sia garantita a tutti i condomini la possibilità di partecipare, intervenire e votare.

Il verbale dell’assemblea deve essere redatto dal segretario e firmato dal presidente, quindi inviato all’amministratore e a tutti i condomini con le stesse modalità usate per la convocazione (posta raccomandata, PEC, fax o consegna a mano).

Quando è possibile organizzare l’assemblea da remoto

Le condizioni per legittimare l’uso dell’assemblea condominiale in videoconferenza sono:

• Consenso preventivo della maggioranza dei condomini: la maggioranza dei condomini deve autorizzare l’amministratore a convocare l’assemblea da remoto.
• Clausola nel regolamento condominiale: l’assemblea può essere svolta online se ciò è espressamente previsto dal regolamento condominiale. 

Dove si svolge l’assemblea condominiale da remoto

L’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale da remoto deve sempre indicare un “luogo”. Nel caso di un’assemblea telematica, questo corrisponde al “luogo virtuale” rappresentato dalla piattaforma di videoconferenza utilizzata (ad esempio, Zoom, Meet, Teams). 

È fondamentale però garantire a tutti i partecipanti la possibilità di accedere anche attraverso strumenti alternativi, come la partecipazione telefonica. Alcuni sostengono che debba sempre essere mantenuta l’opzione di partecipare in presenza (assemblea mista), ma la legge non lo richiede espressamente.

Come si convoca l’assemblea da remoto

La procedura di convocazione dell’assemblea condominiale da remoto segue le metodologie tradizionali, con l’unica differenza dell’inclusione del link di accesso e, se necessario, delle credenziali o delle istruzioni tecniche per partecipare alla riunione. È consigliabile indicare che i partecipanti si colleghino con qualche minuto di anticipo rispetto all’orario stabilito, per assicurarsi che il sistema funzioni correttamente.

Anche per le assemblee online si applicano le regole generali che non rendono obbligatoria la nomina di un presidente e di un segretario, ma è fortemente consigliabile. 

Queste figure aiutano a mantenere l’ordine dei lavori e garantiscono la corretta stesura del verbale delle decisioni adottate. Il verbale può essere firmato in forma digitale o cartacea e deve essere inviato a tutti i condomini entro tempi ragionevoli, utilizzando mezzi tracciabili (preferibilmente PEC o raccomandata).

Preparare i materiali e gli strumenti necessari

Prima dell’inizio dell’assemblea, è importante preparare tutti i materiali e gli strumenti necessari per la discussione dei punti all’ordine del giorno, per esempio presentazioni, documenti, bilanci, preventivi e qualsiasi altra informazione che possa essere utile durante l’assemblea premurandosi anche di avere a disposizione gli strumenti digitali adatti per condividere questi materiali con i partecipanti durante la videoconferenza.

Moderare l’assemblea di condominio via web

Durante l’assemblea, è fondamentale che vi sia una moderazione efficace per garantire che la discussione proceda in modo fluido e ordinato. Il presidente del condominio o un amministratore di sistema può assumere questo ruolo, controllando l’ordine dei turni di parola, assicurando che tutti abbiano la possibilità di esprimere le proprie opinioni e gestendo eventuali problemi tecnici che possano sorgere.

Non è obbligatorio avere un presidente ma è necessaria la presenza di un segretario che trascriva per iscritto il contenuto dell’assemblea, le votazioni e le decisioni assunte. Il verbale andrà poi notificato ai singoli condomini.

Come si vota nell’assemblea da remoto

Le votazioni in un’assemblea condominiale online possono avvenire in vari modi:

• per alzata di mano visibile (se tutti i partecipanti sono collegati in video);
• per appello nominale, con espressione verbale del proprio voto;
• tramite strumenti integrati nella piattaforma (sondaggi o pulsanti di voto);
• tramite altre piattaforme e applicazioni specifiche per il voto online, come Election Runner, Simply Voting e OpaVote;
• per email o messaggio in chat, a condizione che siano tracciabili e inviati durante la riunione.

È fondamentale che ogni condomino possa esprimere il proprio voto in modo libero e trasparente e l’amministratore o il presidente deve assicurarsi che i voti siano conteggiati e registrati correttamente.

Redigere e condividere il verbale dell’assemblea

Una volta conclusa l’assemblea di condominio via web, come per le assemblee in presenza, è essenziale redigere un verbale dettagliato che riassuma i punti discussi, le decisioni prese e i risultati delle votazioni che deve essere condiviso con tutti i partecipanti all’assemblea, così come con i condomini assenti, per garantire la massima trasparenza e facilitare la comunicazione all’interno del condominio.

Assemblea da remoto: come impugnare le delibere

Un’assemblea online è considerata valida se:

• è stata convocata nel rispetto dei termini (almeno 5 giorni prima);
• è stata garantita la reale possibilità di partecipazione a tutti;
• sono stati rispettati i quorum costitutivi e deliberativi previsti dalla legge.

Se un condomino ritiene di non essere stato convocato correttamente o di non aver potuto partecipare a causa di problemi tecnici non imputabili a lui, ha la facoltà di impugnare la delibera entro 30 giorni dal ricevimento del verbale.