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Di quanto sia importante tenere sempre in ordine i documenti personali e che riguardano la gestione dei conti domestici e familiari ce ne rendiamo conto ogni volta che cerchiamo, per esempio, una bolletta e non la troviamo, oppure quando dimentichiamo di fare dei pagamenti e dobbiamo pagarli successivamente, maggiorati a causa della sanzione pecuniaria proprio per non averli pagati per tempo.
Cosa fare per ovviare a questi inconvenienti? È semplice: impostare un’organizzazione grazie alla quale, sin da quando i documenti varcano la soglia domestica li si mette in ordine.
Vediamo insieme come procedere all’organizzazione.
Controllare i propri documenti
Avere il controllo dei propri documenti vi semplificherà la vita sotto molteplici punti di vista:
- non perderete tempo alla ricerca dei documenti, quando vi servono;
- non sarete mai più in ritardo con i pagamenti;
- risparmierete un bel po’ di soldi;
- sarà rilassante l’idea di avere tutto in ordine.
Vediamo quali sono i passaggi fondamentali per avere tutto in ordine.
Dedicare un posto ai documenti e alla posta non aperta
La prima cosa da fare è predisporre un’unica zona di raccolta dove collocare tutta la posta che ricevete: un posto comodo, noto a tutti i membri della famiglia, dove poggiare i documenti quando li ritirate dalla cassetta della posta.
Mentre fate ciò, potete fare già una prima scrematura, buttando pubblicità e cose che non serve conservare.
Controllare tutti i documenti arrivati, almeno una volta a settimana
Il passo successivo è di controllare bene i documenti arrivati.
Suggeriamo di dedicare un giorno alla settimana all’archivio delle bollette e degli altri documenti; fatelo in una giornata in cui siete più tranquilli e avete più tempo.
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Archiviare in modo meticoloso
Per ottenere il massimo risultato, è necessario avere a disposizione organizer, raccoglitori, cartelline trasparenti, divisori colorati e post-it.
Il metodo che consigliamo per organizzare un archivio cartaceo funzionale è di partire, dividendo per macro categorie, ad esempio: documenti personali, documenti della casa, della banca e così via, e poi procedere per ognuna delle categorie con relative sottocategorie.
Archiviare i documenti in questo modo vi permetterà di avere tutto sempre sotto controllo, senza perdere nulla e garantirà una migliore gestione delle spese.