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Al termine del proprio incarico, l’amministratore del condominio è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso che riguarda il condominio e i singoli condomini. Inoltre dovrà eseguire le attività urgenti per evitare un danno agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi. Così dispone l’art. 1129, comma 8, del codice civile.
Vediamo più nel dettaglio quanto appena specificato. La documentazione condominiale, infatti, è di proprietà del Condominio, cioè dei condomini. Cessato l’incarico, l’amministratore deve al più presto restituirla al più presto.
Questa restituzione si concretizza, di solito, con la consegna al nuovo amministratore, che può accettare con riserva di controllo. In effetti, solo al momento del passaggio di consegne il nuovo amministratore è posto nelle condizioni di conoscere la situazione reale del condominio che si appresta ad amministrare. Pertanto, la consegna della documentazione condominiale rappresenta il momento in cui cessa definitivamente l’incarico del vecchio amministratore e inizia la nuova gestione.
Documentazione condominiale: quali obblighi sono previsti
Di norma, la restituzione va eseguita dopo la scadenza dell’incarico, quindi a seguito della delibera di revoca dell’incarico o della rinuncia al mandato (dimissioni) da parte dell’amministratore, oppure in caso di scadenza dell’incarico senza rinnovo. Quindi i principali scenari sono due.
Se l’assemblea ha già provveduto alla nomina di un nuovo amministratore, quello uscente, salvo particolari eccezioni approvate dall’assemblea, dovrà restituire la documentazione condominiale consegnandola nelle mani del nuovo amministratore.
Diverso è il caso in cui, dopo la cessazione dell’incarico, l’assemblea non provveda a nominare un nuovo amministratore (o comunque non vi provveda immediatamente).
In questo caso, l’amministratore uscente continuerà ad amministrare con poteri pieni e con diritto a percepire un compenso per l’attività svolta fino alla nomina del nuovo amministratore. In questo caso, potrà trattenere la documentazione condominiale per continuare a esercitare il proprio mandato.
Quali sono i documenti da restituire
L’art. 1129 del codice civile fa riferimento a tutta la documentazione in possesso dell’amministratore uscente “afferente al condominio e ai singoli condomini”.
Per capire più nel dettaglio che cosa vada restituito o meno, è utile richiamare l’ordinanza del Tribunale di Palermo del 28 gennaio 2014, che contiene un elenco di documenti indispensabili per consentire al nuovo amministratore di iniziare il suo incarico:
- Ultimo bilancio approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne;
- elenco dei condomini e relativi indirizzi (registro anagrafe condominiale);
- tabelle millesimali e regolamento condominiale;
- chiavi e timbri del condominio;
- registri dei verbali di assemblea;
- contratti con le ditte fornitrici e relative fatture (fornitura elettrica, acqua, manutenzione ascensore, pulizia scala, autoclave, ecc.);
- libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni;
- codice fiscale del condominio;
- passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso on line;
- polizza di assicurazione del fabbricato;
- certificato di prevenzione incendi;
- contratti di appalto lavori risanamento facciata, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d’arte dell’opera;
- atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il condominio;
- certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all’anagrafe tributaria dell’ammontare dei beni e servizi, anche per l’amministratore cessato dalla carica per il suo subentro;
- documentazione di chiusura cassa;
- ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria o utile alla prosecuzione della gestione corrente.
A questo elenco sembra opportuno aggiungere:
- copia di tutti i modelli F24 per le ritenute d’acconto operate;
- copia degli estratti conto bancari o postali, le scritture contabili e i documenti giustificativi (che l’amministratore deve conservare per dieci anni dalla data della relativa registrazione);
- tutti gli atti, documenti e certificazioni prescritti da singole leggi speciali e settoriali (ad esempio, certificazione prevenzione incendi, certificazioni sicurezza ascensori, ecc.);
- una breve relazione sulla situazione gestionale del condominio, nonché quanto può servire al subentrante, anche in considerazione della particolare situazione del condominio.