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L’evoluzione tecnologica ha trasformato notevolmente il modo in cui svolgere riunioni e meeting, comprese le assemblee di condominio. Grazie al progresso digitale ed alla riforma legislativa, è possibile organizzare e partecipare ad un’assemblea di condominio in videoconferenza, permettendo a tutti i condomini di essere presenti senza dover essere fisicamente nello stesso luogo.
Maggioranza per l’assemblea condominiale via web
Si può organizzare un’assemblea condominiale via web anche se ciò non è previsto dal regolamento di condominio e senza modificarlo. Tutto ciò che richiede la legge è che la precedente assemblea autorizzi l’amministratore a indire la successiva riunione da remoto.
La decisione non va presa all’unanimità ma a semplice maggioranza dei presenti. Si può anche prevedere una partecipazione mista: ossia tanto in presenza quanto via internet a seconda della volontà dei singoli condomini.
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L’avviso di convocazione per l’assemblea online
L’avviso di convocazione ai condòmini deve contenere il codice di accesso riservato e le istruzioni per intervenire. Deve quindi essere indicata la piattaforma utilizzata, l’orario e il minuto per l’avvio della riunione. Inoltre, a beneficio di chi voglia partecipare personalmente, va indicato il luogo ove la riunione potrà tenersi di persona.
Nulla però esclude che l’assemblea deliberi di effettuare la riunione solo online, escludendo la presenza fisica.
Scegliere la piattaforma di videoconferenza giusta
Il primo passo per organizzare un’assemblea di condominio via web è selezionare la piattaforma di videoconferenza più adatta alle esigenze del condominio: come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o Skype, ognuna con le proprie caratteristiche e funzionalità.
È importante valutare attentamente le opzioni disponibili, tenendo in considerazione fattori quali la facilità d’uso, la sicurezza, la qualità del video e del suono e il numero massimo di partecipanti consentiti.
Invio delle convocazioni e istruzioni per l’accesso
Una volta scelta la piattaforma, è necessario inviare le convocazioni per l’assemblea di condominio ai partecipanti fornendo tutte le informazioni utili per accedere all’incontro, compreso il link per unirsi alla videoconferenza, l’orario, la data dell’appuntamento e le istruzioni su come utilizzare la piattaforma prescelta. Come di consueto, occorre inviare l’ordine del giorno dell’assemblea.
Preparare i materiali e gli strumenti necessari
Prima dell’inizio dell’assemblea, è importante preparare tutti i materiali e gli strumenti necessari per la discussione dei punti all’ordine del giorno, per esempio presentazioni, documenti, bilanci, preventivi e qualsiasi altra informazione che possa essere utile durante l’assemblea premurandosi anche di avere a disposizione gli strumenti digitali adatti per condividere questi materiali con i partecipanti durante la videoconferenza.
Moderare l’assemblea di condominio via web
Durante l’assemblea, è fondamentale che vi sia una moderazione efficace per garantire che la discussione proceda in modo fluido e ordinato. Il presidente del condominio o un amministratore di sistema può assumere questo ruolo, controllando l’ordine dei turni di parola, assicurando che tutti abbiano la possibilità di esprimere le proprie opinioni e gestendo eventuali problemi tecnici che possano sorgere.
Non è obbligatorio avere un presidente ma è necessaria la presenza di un segretario che trascriva per iscritto il contenuto dell’assemblea, le votazioni e le decisioni assunte. Il verbale andrà poi notificato ai singoli condomini.
Prendere decisioni e votare
Per quanto riguarda il processo di voto, è importante stabilire in anticipo un sistema online che sia sicuro, trasparente e facile da utilizzare per tutti i condomini. Esistono diverse piattaforme e applicazioni specifiche per il voto online, come Election Runner, Simply Voting e OpaVote.
Redigere e condividere il verbale dell’assemblea
Una volta conclusa l’assemblea di condominio via web, come per le assemblee in presenza, è essenziale redigere un verbale dettagliato che riassuma i punti discussi, le decisioni prese e i risultati delle votazioni che deve essere condiviso con tutti i partecipanti all’assemblea, così come con i condomini assenti, per garantire la massima trasparenza e facilitare la comunicazione all’interno del condominio.
* Questo contenuto ha scopo informativo e non ha valore prescrittivo. Per un’analisi strutturata su ciascun caso personale si raccomanda la consulenza di professionisti abilitati.