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Con l’introduzione delle assemblee condominiali online, in videochiamata, la possibilità di registrare le riunioni ha sollevato diverse questioni, tanto legali quanto pratiche. Esaminiamo i requisiti per registrare un’assemblea condominiale, la gestione delle registrazioni e il diritto di accesso alle stesse.
Consenso informato per la registrazione
La videoregistrazione di un’assemblea condominiale richiede il consenso unanime di tutti i partecipanti. Questo consenso deve essere espresso chiaramente e riportato nel verbale dell’assemblea.
Esistono due orientamenti contrastanti su questo tema:
- Garante della Privacy: secondo il Garante, la registrazione è permessa solo con il consenso esplicito di tutti i partecipanti e la documentazione deve essere custodita in modo sicuro;
- Cassazione: la Cassazione considera legale registrare una conversazione senza il consenso dei presenti, a patto che non ci si trovi nel loro domicilio e che il file non venga divulgato.
Ad ogni modo, in caso di controversia, è consigliabile adottare un approccio prudente e ottenere il consenso unanime per evitare contestazioni.
Come gestire le registrazioni
Se durante l’assemblea condominiale viene deciso di registrare le riunioni, è necessario definire alcune regole per la gestione delle registrazioni:
- Finalità: stabilire lo scopo della registrazione, per esempio per documentare le decisioni o come prova in caso di controversie;
- Conservazione: indicare il luogo, sicuro e noto a tutti i partecipanti, dove verranno conservati i file e per quanto tempo;
- Accesso: stabilire chi tra i presenti ha diritto di accedere alle registrazioni e in quali circostanze;
- Sicurezza: adottare misure utili a garantire la sicurezza dei dati, come la crittografia e il controllo degli accessi.
Verbalizzazione delle assemblee
La redazione di un verbale chiaro e accurato rimane un aspetto fondamentale per la documentazione delle assemblee condominiali. Il verbale deve includere:
- Dettagli delle delibere: decisioni prese, mozioni proposte e risultati delle votazioni;
- Dichiarazioni dei condomini: richieste e osservazioni espresse dai partecipanti;
- Informazioni amministrative: data, ora, luogo e partecipanti all’assemblea.
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Registrare le assemblee condominiali può essere utile per documentare le decisioni e le discussioni. È però molto importante farlo nel rispetto della privacy dei partecipanti e delle normative vigenti. Per questo, è buona norma ottenere il consenso unanime, definire regole chiare per la gestione delle registrazioni e redigere un verbale accurato.